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Dynamische E-Mail Signatur

1 August 2010, 7.711x angezeigt, 2 Kommentare
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E-Mail Signatur: Pflicht für jede E-Mail...

E-Mail Signatur: Pflicht für jede E-Mail...

Eine E-Mail Signatur wird  gerne vernachlässigt, wenn es um das Schreiben von E-Mails geht. Aber gerade beim E-Mail-Verkehr erfüllt die Signatur gleich mehrere Funktionen. Im folgenden Beitrag möchte ich euch nahe bringen, wofür die Signatur da ist, wie diese gefüllt sein sollte und was man damit alles machen kann.

Die Position
Die Position der Signatur ist dir klar? Man glaub gar nicht wie viele Leute ihre Signatur falsch verschicken, gerade wenn es um das Antworten oder Weiterleiten von E-Mails geht. Die Signatur ist immer, und damit meine ich wirklich immer, als letztes in der E-Mail anzuhängen. Ich selbst, aber auch viele andere Personen, bevorzugen das Schreiben einer Antwort auf eine E-Mail über dem zitierten Text. Bei dieser Variante ist jedoch drauf zu achten, dass die Signatur dennoch unter dem zitierten Text angezeigt wird. Dies ist wichtig weil es einen Signatur-Trenner (siehe Struktur) gibt, welcher es möglich macht, dass ab dem Trenner alles abgeschnitten wird. Ist nun die Position falsch, kann es passieren, dass bei regem E-Mail-Verkehr der Inhalt, um den es eigentlich geht, beim hin und her verloren geht.

Die Struktur
Ein E-Mail-Signatur sollte immer aus mehreren Bestandteilen bestehen. Gerade in der geschäftlichen Kommunikation ist es sogar Pflicht, dass gewisse Angaben in einer Signatur zu finden sind (EHUG). In der Signatur zu finden sein muss:
• Bezeichnung der Firma
• Ort der Handelsniederlassung
• Registergericht
• Handelsregisternummer
• Geschäftsführer
• Vorstandsmitglieder
• Aufsichtsratsvorsitzender

Neben diesen Informationen lassen sich aber auch noch andere Meldungen oder Neuigkeiten in der Signatur unterbringen. Dies kann neben üblichen Elementen wie Telefon und Fax, auch Verweise auf z.B. Blogs, XING oder Facebook sein. Nun hat jeder die Möglichkeit die Elemente selbst zu gewichten und diese mittels eines Signatur-Trenners zu trennen. Der Trenner hat die Funktion, dass beim Antworten oder Weiterleiten der E-Mail alle darauf folgenden Zeichen nicht mehr mitzitiert werden. Der Trenner besteht aus zwei Bindestrichen und einem Leerzeichen „– „.

Dies wäre nun eine Beispiel-Signatur, welche ich gut strukturiert finde:

Verabschiedung
Name

Mail, Telefon

Firma
Straße
Ort

Web,Blog etc.

gesetzliche Vorgaben

No gos
Damit ihr den Fehler nicht macht (zahlreiche Unternehmen machen ihn) ein paar Dinge die man auf keinen Fall tun sollte. Als erstes sollte mal HTML E-Mails vermeiden. Es gibt zahlreiche verschiedene Mail-Programme (und hunderte bekannte Freemailer) und jeder stellt die E-Mail anders dar. Nur bei einer reinen Text-Nachricht hat man die Gewissheit, dass das ankommt was man geschickt hat. Des Weiteren haben Bilder nichts in einer Signatur verloren. Das Unternehmes-Logo oder gar ein Banner sind hier fehl am Platz. Eine Signatur sollte Informationen bzw. einen Mehrwert und keinen sinnlosen Traffic erzeugen.

Externe Datei als Signatur im Thunderbird

Externe Datei als Signatur im Thunderbird

Aufbereiten & Dynamik
Ist die Signatur eingefügt? Super. Nun geht es ans Aufbereiten. Im Normalfall ist eine Signatur statisch. Jedoch kann man von webaffinen Personen deutlich mehr erwarten. Der erste Schritt ist, dass die Signatur auf eine Datei umgestellt wird. Im Thunderbird ist dies über das Konto zu pflegen und kann einfach geändert werden. Mittels des Auslagern der Datei, kann man mehrere verschiedene Signaturen besser verwalten.

Und ich setze noch einen Drauf! Mittels jedem Betriebssystem kann man Skripte automatisieren. Mit einem kleinen PHP Schnipsel, z.B. in diesem Blog, kann man sich eine Signatur generieren, welche die letzten drei Artikel enthält (Siehe Foto oben). Der Automatismus ersetzt nun stündlich die Signatur-Datei welche vom E-Mail Programm eingelesen wird. Nun habt ihr immer eure drei aktuellsten Blog-Einträge in der Signatur und andere Fragen, wo man die Zeit her nimmt ständig seine Signatur anzupassen. Viel Spaß damit ;)

Hinweis: Der PHP Skript ist wirklich klein und für jedes System schnell verfasst. Wie benutzerfreundlich das Ganze ins das bestehende System aufgenommen wird (ich habe z.B. ein zusätzliches Template-Feld in den Benutzer-Einstellungen), bleibt jedem selbst überlassen…

Was meint Ihr ist noch wichtig für eine Signatur?

Auf Kommentar Wunsch hier ein Auszug aus dem PHP Skript. Das Signatur Template wird pro User mit dem „Cimy User Extra Fields“ gepflegt und ###LATEST_POSTS### wird durch die drei letzten Posts ersetzt.

if(!file_exists(‚path/to/wp-config.php‘)) die(‚wp-config.php not found‘);

// Check Param
if(!isset($_GET[‚u‘])) die(‚Parameter Error‘);
$user = intval($_GET[‚u‘]);
if(!$user) die(‚Parameter Error‘);

// Start Engine
require_once(‚../../../wp-config.php‘);
echo getSigi($user);

function getSigi($userID) {
global $wpdb,$table_prefix;
$query = „SELECT * FROM wp_cimy_uef_data WHERE FIELD_ID = 1 AND USER_ID=“.$userID; // Passendes Feld
$res = mysql_query($query);

if(!mysql_num_rows($res)) return “;
$row = mysql_fetch_array($res);

$signatur = $row[‚VALUE‘];

$query = „SELECT * FROM wp_posts WHERE post_status = ‚publish‘ AND post_type = ‚post‘ ORDER BY post_date DESC LIMIT 3“;
$res = mysql_query($query);
$latest = „“;
while($row = mysql_fetch_array($res)) $latest .= “ „.$row[‚post_title‘].‘ – ‚.date(„d.m.Y“,strtotime($row[‚post_date‘])).“\n“;

$signatur = str_replace(‚###LATEST_POSTS###‘, $latest, $signatur);
return $signatur;
}

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Tim Lochmüller Autor
Name: Tim Lochmüller
Webseite: http://typo3blogger.de
Posts: 199 Posts

2 Kommentare »

  • Elke Fleing
    Elke Fleing sagt:

    Moin Tim,

    super Idee, die dynamische Signatur. Aber ich find den besagten PHP-Schnipsel in deinem Beitrag nicht, Wo hast du ihn versteckt?

  • Tim Lochmüller
    Tim Lochmüller (Autor) sagt:

    So… nun findest du das Herz der PHP Funktion im Artikel :) Siehe Hinweis über’m Skript.

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